Die automatisierte Buchhaltung wird zum Standard

Automatisierte Buchhaltung

Im Kontext der Bemühungen zur Digitalisierung von Unternehmen wird ein Bereich gern übersehen bzw. dessen Potenzial unterschätzt: Die Buchhaltung. Denn diese ist in zeitgemäßer Form längst automatisiert, digitalisiert und wird von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt. Die manuelle Arbeit mit papiergebundenen Belegen ist nicht mehr zeitgemäß.

In vielen Unternehmen ist die Buchhaltung nur ein kleines Rädchen im Getriebe. Sie läuft in der Regel reibungslos, wenn langjährig angestellte Sachbearbeiter(innen) und Steuerberater gut zusammenarbeiten. Nicht selten werden dabei aber noch Belege manuell sortiert und geprüft, bevor sie in einer Buchhaltungs-Software erfasst, zur Zahlung angewiesen und schließlich über eine Datenschnittstelle an den Steuerberater übermittelt werden.

Heute lässt sich dieser Workflow auch vollständig digital abbilden und damit erheblich beschleunigen. Zu den Vorreitern auf diesem Gebiet zählt das Berliner Fintech-Unternehmen Candis. Das Startup wurde 2015 gegründet, gewann 2016 den ersten Platz beim KPMG-Microsoft-Showcase für FinTechs und ist seit 2017 DATEV Schnittstellen-Partner. Was leistet die Software dieses Unternehmens?

Candis automatisiert die Buchhaltung von kleinen und mittelständischen Unternehmen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz. Dazu wird der Software Zugriff auf alle in Betracht kommenden Importkanäle wie E-Mail-Accounts, Kreditkarten oder PayPal-Konten eingeräumt, so dass daraus sämtliche Rechnungen übernommen, ausgelesen und sortiert werden können. Dieser Prozess läuft vollautomatisch ab. Parallel dazu findet die Software auch die passenden Belege (sofern vorhanden) bzw. macht darauf aufmerksam, wenn diese zu einzelnen Rechnungen noch fehlen. Insbesondere der oft mühsame und zeitraubende Abgleich von Eingangsrechnungen und Aufträgen einerseits sowie eingegangenen Zahlungen und Ausgangsrechnungen andererseits wird bei Candis automatisiert und spart nach Angaben des Startups bis zu 80 % an Arbeitszeit in der Buchhaltung.

Eine wesentliche Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten mit Candis ist natürlich ein weitgehend papierloses Büro, d. h. eigene Rechnungen sollten online verschickt werden (etwa per E-Mail) und Bestellungen mit Lieferanten ebenfalls überwiegend online abgewickelt werden. Dann nämlich kann Candis sein volles Potenzial ausschöpfen, denn die Software ist in der Lage, Daten aus mehr als 3.000 Online-Portalen auszulesen.

Zudem macht ihr Einsatz erst dann Sinn, wenn eine gewisse Anzahl an monatlichen Buchungsvorgängen erreicht wird. Denn Candis wird nach der Anzahl von monatlichen Dokumenten abgerechnet: Der Einstieg für bis zu 100 Dokumente kostet monatlich 58,- Euro (zzgl. Umsatzsteuer), weitere Stufen sind 200, 500 sowie mehr als 500 Dokumente (Stand: Januar 2019). Für sehr kleine Unternehmen mit wenigen Belegen pro Monat sowie für Unternehmen, die eine Vielzahl an Kleinstzahlungen abwickeln, dürfte Candis eher nicht in Betracht kommen.

Die Anwender dieser Software erhalten eine ausgesprochen komfortable und übersichtliche Lösung, weil Candis praktisch auf Knopfdruck nach Fälligkeiten sortieren, Skonto-Fristen anzeigen und auch bereits bezahlte Rechnungen immer berücksichtigen kann. Zudem werden Zahlungen so vorbereitet, dass diese nur noch ausgelöst, aber nicht mehr (gesondert) eingepflegt werden müssen. Auch Sammelüberweisungen sind möglich. Über die DATEV-Schnittstelle können alle Buchungen an den Steuerberater übermittelt werden. Dabei ist eine Übertragung im ASCII-Format möglich, um mit verschiedenen DATEV-Systemen arbeiten zu können.

Für Unternehmen, die ihre Rechnungsfreigabe nicht zentral in der Buchhaltung bzw. bei der Geschäftsleitung angesiedelt haben, bietet Candis mit „Workflows“ eine ergänzende Software speziell für diesen Zweck an. Jeder offene Vorgang kann dabei an einen oder mehrere Mitarbeiter zwecks Freigabe betriebsintern übermittelt werden. Die Freigabe selbst erfolgt rechtssicher und jederzeit nachvollziehbar. Allerdings: Diese zusätzliche Funktion kostet, wiederum gestaffelt, ab 90,- Euro (zzgl. Umsatzsteuer) pro Monat.

Die Software von Candis ist grundsätzlich cloud-basiert (Software as a Service). Das Hosting erfolgt in Deutschland, alle Prozesse sind DSGVO-konform.

Das Beispiel zeigt, wie moderne Buchhaltung heute aussieht. Das Arbeiten mit einer Vielzahl an Belegen und der langwierige Abgleich von Buchungsvorgängen (etwa Zahlungseingängen) gehört weitgehend der Vergangenheit an. Mit der Hilfe von Künstlicher Intelligenz lassen sich im Idealfall alle entscheidenden Parameter aus Online-Formularen oder eingescannten Belegen korrekt auslesen und richtig zuordnen. Dazu gehört auch, dass Software wie von Candis mit jedem Kunden dazu lernt und so im Lauf der Zeit immer besser bzw. genauer wird.

Was aber wird aus Unternehmen, die immer noch kritisch gegenüber Software aus der Cloud eingestellt sind? Ihnen muss klar sein, dass sie auf lange Sicht erhebliche Nachteile gegenüber Wettbewerbern haben werden, die in dieser Hinsicht anders denken. Denn eine lokal installierte Software wird langfristig nie das leisten können, was Anbieter wie Candis heute schon möglich machen. Warum? Entscheidend ist der Faktor „Intelligenz“ in der Software: Diese wird in einer webbasierten Plattform wie bei Candis immer besser sein können als bei einer nur lokal installierten Version, weil letztere umständlich über Software-Updates auf dem Laufenden gehalten werden muss. Die webbasierte Plattform ist hier viel schneller. Zudem „lernt“ sie um so mehr, je größer das über sie abgewickelte Volumen wird.

Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung ist damit längst nicht mehr nur ein nettes Feature oder ein modisches Schlagwort aus dem IT-Marketing, sondern ein praxisrelevanter Faktor, der signifikant zur Produktivität im Unternehmen beitragen kann. Kleinere und mittelständische Unternehmen sollten daher darüber nachdenken, ob und wann die Automatisierung ihrer Buchhaltung sinnvoll sein könnte. Die Software dazu ist längst am Markt.