Ohne Digitalisierung geht es auch in der Personalarbeit nicht

Digitalisierung Personalarbeit

Während im Marketing seit vielen Jahren schon das Arbeiten mit digitalen, cloud-basierten Plattformen Standard geworden ist, hängen in vielen mittelständischen Unternehmen die Personalabteilungen dem Trend hinterher. Könnte mehr Digitalisierung helfen, dem Fachkräftemangel besser entgegen zu wirken und das Talent-Management zu verbessern?

„Vergesst die Personalabteilungen nicht!“, betitelte die Wirtschaftswoche im November 2017 einen Artikel über den Stand der Digitalisierung in diversen betrieblichen Bereichen. Laut einer Umfrage der Zeitschrift hatte zum damaligen Zeitpunkt die Ausstattung der Personalabteilungen mit digitalen Arbeitsinstrumenten eher geringe Priorität in mittelständischen Unternehmen. Gleichzeitig sollen aber genau diese Personalabteilungen den Unternehmen dabei helfen, den Fachkräftemangel so gering wie möglich zu halten und parallel dazu intern das Talent-Management zu fördern und weiterzuentwickeln. Ein Widerspruch?

Bevor diese Frage beantwortet werden kann, muss etwas weiter ausgeholt werden. Denn zum Grundverständnis gehört zunächst geklärt, wo genau die Digitalisierung in der Personalarbeit anfängt. Praktisch in allen Personalabteilungen wird nämlich schon lange mit Computern und moderner Office-Software gearbeitet. Das also kann damit nicht gemeint sein. Praktisch haben Computer lange Zeit nur dazu gedient, analog vorliegende Daten in elektronischer Form verfügbar zu machen (Microsoft Excel lässt grüßen). Dazu kamen dann spezielle Programme etwa für die Gehaltsbuchhaltung oder die Reisekostenabrechnungen. Auch die elektronische Personalakte hat inzwischen in fast allen Betrieben Einzug gehalten. All das überwiegend lokal installiert, also „on-premises“.

Doch die damit im Einsatz befindlichen Insellösungen entsprechen nicht dem, was unter Digitalisierung heute verstanden wird. Denn nicht nur sind damit cloud-basierte Software-Lösungen gemeint, sondern die umfassende Sicht auf Arbeitsprozesse, die insgesamt digitalisiert werden (und nicht nur ausschnittsweise). Im Ergebnis führt das dann auch dazu, dass etwa die Personalakte nicht mehr einseitig nur von der Personalabteilung bzw. der Geschäftsleitung genutzt und eingesehen wird, sondern auch vom Mitarbeiter. Dieser erhält einen eigenen Zugang und kann so bestimmte Daten selbst verwalten, seien es Krankmeldungen oder Urlaubstage. Davon wiederum werden die unmittelbaren Vorgesetzten automatisch in Kenntnis gesetzt und können im System ihre Zustimmung bzw. Stellungnahme abgeben. Im Ergebnis hat die Personalabteilung selbst weniger administrativen Aufwand.

Dass viele Unternehmen von diesen Errungenschaften noch nicht so ganz überzeugt sind, lässt sich schön an den Angeboten von Software-Anbietern wie Haufe ablesen. Für das sensible Thema der Arbeitszeugnisse etwa bietet Haufe einerseits ein modernes Online-Portal an, daneben aber auch noch die praktisch gleiche Software als Paket zur lokalen Installation. Nur am Rande sei erwähnt, dass die Haufe-Akademie darüber hinaus Seminare bzw. Schulungen zum Erstellen von Arbeitszeugnissen im Angebot hat.

Tatsächlich deuten Umfragen wie jene der Wirtschaftswoche und andere darauf hin, dass in vielen Unternehmen die Digitalisierung im Bereich Personalwesen noch immer keinen besonders hohen Stellenwert genießt. Das Problem dabei sind nicht etwa schlechte Erfahrungen mit der Implementierung von Software, sondern schlicht der Unwille zur Veränderung in Kombination mit eingefahrenen manuellen Arbeitsabläufen. Gewohnheiten und die mangelnde Sensibilität für die Dringlichkeit von Veränderungen spielen also eine große Rolle. Interessanterweise führt hier auch der aktuelle (und akute) Fachkräftemangel nur langsam zu einem Umdenken.

In einer Zeit, in der es schwierig ist, qualifiziertes Personal zu finden, sollten Unternehmer bzw. Manager eigentlich daran interessiert sein, die Digitalisierung in ihren Personalabteilungen als Hebel zu begreifen, mittels dessen Routinearbeiten beschleunigt werden können um so mehr Handlungsspielraum für wichtige Felder wie das Recruiting und das Talent-Management freisetzen zu können.

Dabei kann auch das Recruiting selbst Teil einer Digitalisierungs-Offensive werden, indem etwa die Kontaktanbahnung auf Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter ermöglicht und Chat-Räume auf der eigenen Website eingesetzt werden. Ganz Mutige setzen hier bereits auf Chatbots. Obwohl die künstliche Intelligenz hinter solchen Systemen den intellektuellen Fähigkeiten menschlichen Recruiter noch deutlich unterlegen ist, kann sie doch schon ganz entscheidende Hilfestellungen geben. Etwa weil sie rund um die Uhr verfügbar ist, vorurteilsfrei und schnell arbeitet und damit auch dem potenziellen Bewerber helfen kann, schnell zu einer Vorentscheidung zu kommen. Was für Verantwortliche im Personalbereich und Management schwer zu fassen sein mag, wirkt insbesondere auf jüngere Bewerber modern bzw. einladend und senkt so die Hemmschwelle der Kontaktaufnahme.

Wem das futuristisch erscheint, sei daran erinnert, dass mittlerweile auch der Sprachassistent Alexa im Amazon Echo dazu in der Lage ist, seinem Besitzer dabei zu helfen, offene Stellenangebote zu finden und zu filtern. Für Unternehmen bedeutet das, dass Stellenanzeigen so formuliert und öffentlich zugänglich gemacht werden müssen, dass sie auch von Sprachassistenten gefunden und als solche erkannt werden können.

Vor diesem Hintergrund mutet es eigentlich etwas seltsam an, dass sich viele mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Personalabteilungen so viel Zeit lassen. Diese Unternehmen laufen Gefahr, im Talent-Wettbewerb um gute Köpfe den Anschluss zu verlieren, weil die Digitalisierung eben doch einen entscheidenden Beitrag dazu leisten kann, mit den richtigen Bewerbern in Kontakt zu kommen und unternehmensintern gute Mitarbeiter an Bord zu halten und zu fördern. Den Anfang dazu macht, wie das Beispiel der Arbeitszeugnisse zeigt, die Abkehr von alten Gewohnheiten und Insel-Lösungen bei der IT und die Hinwendung zu cloud-basierten Plattform-Ansätzen. Ein kleiner Schritt mit großem Potenzial.

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