Technische Dokumentation: Content von dem nur selten die Rede ist

technische dokumentation

Während das Content-Marketing derzeit in aller Munde ist, müssen sich Hersteller technischer Produkte schon seit jeher mit einer ganz anderen Art von „Content“ befassen: Der technischen Dokumentation. Unternehmen sollten prüfen, wie sie hier Kosten sparen, die Effizienz steigern oder die Qualität verbessern können.

Die technische Dokumentation zählt nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen der Maschinenbauer, ganz zu schweigen von den Herstellern langlebiger Konsumgüter. Wer schon einmal versucht hat, aus der Gebrauchsanleitung selbst relativ schlichter Haushaltsgeräte schlau zu werden, weiß wovon hier die Rede ist.

Dabei sind diese Anleitungen ausgesprochen wichtig. Laut Wikipedia dienen sie der:

„Information und Instruktion definierter Zielgruppen, der haftungsrechtlichen Absicherung des Herstellers, der Produktbeobachtung, der Rückverfolgbarkeit und Reproduzierbarkeit sowie der dauerhaften bzw. gesetzlich geforderten Archivierung der relevanten Informationsinhalte.“

Darüber hinaus leistet die technische Dokumentation einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zur Kundenzufriedenheit. In vielen Fällen ist sie ein integraler Bestandteil der Customer Journey und sollte deshalb nicht nur mit der nötigen Sorgfalt erstellt sein, sondern auch die Wertigkeit und Qualität des beschriebenen Produktes widerspiegeln. Im Bereich der Dienstleistungen hat man das schon seit jeher verstanden: Wenn die Produkte mehr oder weniger unsichtbar sind, müssen Broschüren und Vertragsdokumente ersatzweise den hochwertigen Charakter betonen.

In der Industrie dagegen scheint die technische Dokumentation bis heute vielfach kaum mehr als ein Kostenfaktor zu sein, der möglichst klein gehalten wird. Dabei lassen sich hier längst sehr gute Ergebnisse zu vertretbaren Kosten erzielen, wenn auf eine moderne und leistungsfähige Software gesetzt wird. Alternativ bzw. ergänzend kann mit spezialisierten Dienstleistern kooperiert werden.

Eine zeitgemäße Software zur technischen Dokumentation muss weitgehend intuitiv einsetzbar sein und in ihren wesentlichen Belangen ähnlich einer konventionellen Textverarbeitung funktionieren. Darüber hinaus sollten zum Zwecke der Zeitersparnis Textbausteine modular in unterschiedlichen Dokumenten eingesetzt werden können. Das Arbeiten mit Textmodulen bietet in der Folge auch bei Übersetzungen in andere Sprachen Einsparpotenziale: Module, die mehrmals unverändert Verwendung finden, müssen nur einmal übersetzt werden und stehen dann beliebig oft zur Verfügung.

Besonders vorteilhaft ist die Arbeit mit Textmodulen vor dem Hintergrund der laufenden Produktpflege: Weil nie alle Komponenten eines Produktes auf einmal geändert werden, bietet eine modulartig aufgebaute technische Dokumentation den Vorteil, dass auch hier nicht alle Module auf einen Schlag zu aktualisieren sind.

Schließlich sollte die Software die Einhaltung gesetzlicher Normen erleichtern, indem Normvorgaben bereits hinterlegt und so bei der Erstellung neuer Dokumente von Anfang an berücksichtigt werden können. Am Ende muss die Software auch in der Lage sein, die fertige Dokumentation in unterschiedlichster Form benutzergerecht ausgeben zu können, sei es für den Druck von Handbüchern oder Datenblättern, sei es für die Darstellung auf mobilen Endgeräten mit ihren relativ kleinen Bildschirmen.

Zu den in Deutschland führenden Unternehmen bei der technischen Dokumentation zählt zweifellos die in Sassenberg (Nordrhein-Westfalen) ansässige gds GmbH. Das Unternehmen bietet die gesamte Palette aller üblichen Dienstleistungen aus einer Hand, von der Softwarelizenz für die eigene Dokumentations-Software bis hin zur vollständigen Übername der Dokumentation als externer Dienstleister.

Unternehmen, die ihre technische Dokumentation auf den Prüfstand stellen bzw. verbessern wollen, sollten in erster Linie auf die Software achten. Denn daran hängt nicht zuletzt die Frage, wie weit sich diese Arbeit im eigenen Haus ausführen lässt bzw. ob externe Dienstleister nur sporadisch oder regelmäßig beauftragt werden müssen. Moderne Software kann wesentlich dazu beitragen, Kosten zu sparen, die Effizienz zu steigern und sogar die Qualität zu verbessern.