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Auf was Mittelständler doch für Fragen kommen! Anstatt einfach nur dankbar zu sein, dass ihnen jemand (=ich) den Einsatz von Social Software (Blogs und Wikis im internen Einsatz) vermittelt, will man erst einmal wissen, was das “bringt”. Also dann hier mal ein Rechenexempel:

Ein Maschinenbauer macht im Jahr 60 Mio Euro Umsatz mit individuell konfigurierten Maschinen. Deren durchschittlicher Verkaufspreis betrage 2 Mio Euro, so dass davon 30 Stück (jährlich) produziert werden. Bei der Koordination der einzelnen Aufträge wirken regelmäßig folgende Stellen mit: Die Geschäftsleitung, ein Vertriebsingenieur, ein Verantwortlicher aus der Produktion, ein Konstruktionsingenieur, ein Qualitätsmanager und der Controller.

Diese sechs Personen treffen sich in Meetings, telefonieren, schicken sich E-Mails oder “besuchen” sich gegenseitig am Arbeitsplatz. In der Folge ist der Informationsfluss im einzelnen Vertriebsprojekt ausgesprochen asynchron. Nicht alle Beteiligten sind immer ausreichend informiert. Dieser Kommunikationsstil leidet aber auch darunter, dass nicht alle Mitglieder im Projekt immer gleichermaßen gut zu erreichen sind. Inbesondere das Mitglied der Geschäftsleitung hat viele andere Termine und der Vertriebsingenieur ist oft außer Haus.

Hier könnte ein Projektblog Abhilfe schaffen: Für jeden Auftrag wird ein eigenes Blog als schriftliches Kommunikationsmedium eingerichtet. Alle Vereinbarungen, Protokolle und relevanten Nachrichten werden in Artikeln schriftlich festgehalten.

Aber was bringt das in Zahlen? Ich schätze eine Zeitersparnis von 10% pro Projekt. Das ist sicherlich sehr ambitioniert kalkuliert. Zumal es sich explizit auf das gesamte Projekt bezieht. Aber nur das macht in meinen Augen Sinn: Ein Projektblog ist kein Selbstzweck, sondern dient explizit der Beschleunigung des gesamten Projektes, auch wenn über das Blog zunächst nur die Abstimmungsebene der beteiligten Verantwortlichen tangiert wird.

Die weitere Rechnung ist einfach: Wird die angepeilte Ersparnis auf das Gesamtvolumen von 30 Stück hochgerechnet, lassen sich (stur linear gerechnet) bei 10 % Zeitersparnis 3 Aufträge mehr abwickeln. Es ergibt sich also ein signifikanter Kapazitätseffekt für das Unternehmen. Weiter linear gerechnet kann dadurch auch der Umsatz um 10 % steigen.

Die Marge dürfte sogar um mehr als 10 % zunehmen, da für die zusätzlich produzierten Maschinen im Grunde ja nur die Material- und Energiekosten zu Buche schlagen. Das Unternehmen verbessert also auch noch seine Rentabilität.

Mancher Praktiker mag angesichts dieser Kalkulation ins Grübeln kommen. Aber an den Hochschulen wurde uns Betriebswirten das Kalkulieren so (ähnlich) beigebracht. Noch habe ich selbst zu wenig praktische Erfahrungen mit Blogs im Projektmanagement, um das Modell zu falsifizieren bzw. zu verbessern. Was denken Sie?