Die Qual der Wahl: Dokumentenmanagement im Unternehmen

Dokumentenmanagement

Das papierlose Büro wird allmählich Realität, dem modernen Dokumentenmanagement sei Dank. Dementsprechend boomt der Markt für die entsprechende Software, die Menge der Anbieter ist kaum noch zu überblicken. Worauf kommt es bei der Auswahl der Software an?

In unserem zunehmend digitalen Zeitalter sollten eigentlich alle (größeren) Unternehmen über ein modernes, digitales Dokumentenmanagement verfügen. Doch erstaunlich oft ist das noch nicht der Fall, oder die entsprechende Software deckt nur Teilbereiche ab, so dass weiterhin „Insellösungen“ bzw. „Silos“ vorliegen.

Dazu kommt, dass sich manche Unternehmen bei der Auswahl der passenden Software schwer tun. Das ist auch kein Wunder bei mehr als 150 verschiedenen Software-Lösungen am Markt (die abgekürzt oft als DMS bezeichnet werden: Dokumentenmanagement-Software). Einen umfassenden Marktüberblick kann hier niemand mehr haben. Umso wichtiger ist bei der Entscheidung zur Anschaffung einer Dokumentenmanagement-Software eine sehr methodische Vorgehensweise anhand eines im Voraus sorgfältig erstellten Lastenheftes.

Ein Beispiel für einen Anbieter aus Baden-Württemberg, der sich speziell auf Lösungen für den Mittelstand spezialisiert hat und dessen Dokumentenmanagement-Software in Vergleichstests immer wieder sehr gut abschneidet, ist das Unternehmen Fido-Bürosysteme aus Stuttgart.

Ein Blick in die jüngere Vergangenheit zeigt, dass Collaboration-Software, die parallel zu Social Networks wie Facebook entstand, vielfach mit ähnlichen Versprechen auftrat, wie das heute die Anbieter von DMS praktizieren: Inhalte, Konversationen und Prozesse sollten strukturiert werden, so dass ein schneller Zugriff auf Wichtiges möglich würde, lange Suchvorgänge vermieden und doppelt bzw. mehrfach vorliegende Dokumente erst gar nicht mehr entstehen sollten. In vielen Unternehmen ist heute Software von Asana bis Podio in Gebrauch, ein wirkungsvolles Dokumentenmanagement damit aber nicht möglich. Der Fokus der Collaboration-Software liegt in den meisten Fällen zu sehr auf dem Aspekt der (internen) Kommunikation, während wichtige Dokumente wie Bestellformulare, Lieferscheine und Rechnungen zu wenig Berücksichtigung finden. Erinnert sich in diesem Kontext noch jemand an Google Wave?

Beim Dokumentenmanagement muss vorab in erster Linie geklärt werden, welche Einsatzzwecke die Software abdecken soll: Geht es überwiegend um die Archivierung bzw. Digitalisierung oder steht die Optimierung von Arbeitsprozessen im Vordergrund? Folgende Fragen können helfen:

  • Wo im Unternehmen soll das Dokumentenmanagement zum Einsatz kommen?
  • Sollen Prozesse verbessert und Arbeitsabläufe automatisiert werden?
  • Welche Rolle spielt die Archivierung?
  • Wie sollen die Zugriffsrechte gehandhabt bzw. gestaffelt werden?
  • Über welche Endgeräte soll das Dokumentenmanagement verfügbar sein?
  • Welche Rollen spielen Schnittstellen zu anderer Software (SAP, Salesforce…)?
  • Sollen externe Partner (Lieferanten, Kunden…) eingebunden werden können?

Ein weiterer, wichtiger Aspekt im Entscheidungsprozess stellt die Frage nach der Zukunftssicherheit der Software dar. Wenn das Unternehmen wächst, kann dann auch das Dokumentenmanagement mithalten? Unternehmen sollten an dieser Stelle eher großzügig planen und sich nicht vorschnell mit einer vermeintlich einfachen Lösung zufrieden geben: Wer heute noch vor der Herausforderung steht, eine Menge Papier in digitale Dokumente zu überführen, möchte morgen sehr wahrscheinlich Arbeitsprozesse effizienter organisieren.

Die Software für das Dokumentenmanagement sollte deshalb sowohl aktuelle Herausforderungen darstellen können, als auch für noch weiter entfernt scheinende Aufgaben gerüstet sein. Andernfalls kann schon wenige Jahre später die Migration auf ein komplett neues System erforderlich werden.

Darüber hinaus sollte gewährleistet sein, dass die Software als „revisionssicher“ nach dem Handelsgesetzbuch (§§ 237, 238 und 257 HGB) bzw. der Abgabenordnung (§§ 146 ff. AO) eingestuft ist. Sie muss damit u. a. folgende Kriterien erfüllen:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Bei der Auswahl eines DMS geht es also nicht immer nur um software-technische Aspekte, sondern auch um kaufmännische und rechtliche Belange.

Das papierlose Büro, das vor wenigen Jahren noch utopisch erschien, wird heute in immer mehr Fällen zum Normalfall. Das sollte auch der Maßstab bei der Einführung eines DMS sein: Optimale Arbeitsabläufe dank unkompliziertem Zugriff auf alle wichtigen Dokumente im Unternehmen und auch von unterwegs. Mit weniger sollten Sie sich heute nicht mehr zufrieden geben.