Wikis denken

Die Wikipedia kennt inzwischen jeder. Das aber ist genau das Problem in vielen (kleineren) Unternehmen, wenn ihnen vorgeschlagen wird, Wikis einzuführen. Denn beim Thema Wiki denken viele erst einmal an die Wikipedia und haben dann ein großes und ziemlich perfektes Lexikon vor Augen.

Welches Unternehmen aber kann es sich leisten, so ein Lexikon aufzubauen? Und warum sollte man das machen, wenn man in den letzten Jahrzehnten gut ohne hauseigenes Lexikon ausgekommen ist?

Hier zwei Beispiele, was man mit Wikis noch machen kann:

Wikis in der Ausbildung: Azubis erhalten ein Wiki, dass bereits Seiten mit Begriffen und Illustrationen aufweist, aber keine Texte enthält. Lernen die Azubis nun etwas über ein Produkt (etwa eine Maschine), können sie nach und nach das Gelernte in eigenen Worten im Wiki beschreiben. Die schon vorgegebenen Stichworte helfen bei der Strukturierung des Wissens. Der Ausbildungsleiter kann später beim Querlesen überprüfen, ob seine Azubis den Kern der Sache verstanden haben und (verbal) richtig beschreiben können. Das Arbeiten mit einem Wiki hilft so nicht nur Wissen aufzunehmen und korrekt wiederzugeben, sondern fördert auch den Sinn für kollaboratives Arbeiten im Team.

Wikis in der Wartung von Maschinen: Ingenieure oder Techniker müssen Maschinen warten bzw. inspizieren, das liegt in der Natur der Technik. Als Hilfsmittel steht meist eine technische Dokumentation zur Verfügung, die etwa als Gebrauchsanleitung (gedruckt, auf CD-ROM oder teilweise auch schon online) verfügbar ist. Wo aber macht man sich dazu Notizen? Wo hält man fest, wie man Fehlfunktionen gefunden und behoben hat? Und wie teilt man das gewonnene Wissen mit den Kollegen?

Die vielfach üblichen Wartungsprotokolle helfen da nicht weiter, weil sie meist nicht als  Wissenspool zur Verfügung stehen, der nach Komponenten oder Techniken durchsucht werden kann. Ein Wiki kann hier Abhilfe schaffen: Um aber nicht bei Null anfangen zu müssen, füllt man das Wiki vorab schon aus der technischen Dokumentation mit einer Grundstruktur von Daten (Einzelteile, Funktionsbeschreibungen…).

Läuft nun eine Wartung oder Inspektion reibungslos ab, wird das Wiki gar nicht benützt. Muss aber eine Fehler gefunden und behoben werden, erfolgt danach eine Dokumentation im Wiki. Dabei muss nur darauf geachtet werden, dass die Problemlösung nicht ähnlich gut (im Wiki) versteckt wird, wie vielleicht das Ausgangsproblem an der Maschine. Die größte Hürde einer solchen Lösung dürfte aber eher darin liegen, dass viele Techniker oder Ingenieure im Außendienst noch nicht online auf die Daten ihrer Firma zugreifen können.

Beide Beispiele zeigen, dass ein Wiki zum Start schon mit bestimmten Daten bzw. einer Datenstruktur versehen sein kann, um besser akzeptiert zu werden. Was nämlich für typische Wissensarbeiter eine Freude ist, nämlich ein Themenfeld ganz neu zu strukturieren, kann für andere Mitarbeiter eine Hürde sein: Sie fühlen sich erst wohl, wenn sie schon eine praktikable Struktur vorfinden, anhand derer sie dann arbeiten und so ihre Stärken zeigen können.

10 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Das ist ja wirklich mal ne Klasse Idee, auf sowas wäre ich nicht gekommen. Insbesondere der Einsatz für Wikis im Rahmen einer Wissensdatenbank für Maschinen ist schon recht genial.

    Natürlich bleibt dort die Frage, ob die Mitarbeiter ihr Know-How für alle anderen öffentlich machen wollen, und ob sich eine solche Software im Unternehmen etablieren kann. Ist die Zeit knapp und der Erfolgsdruck hoch, so könnte sicherlich am Wiki gespart werden.

    Ich Persönlich würde die Variante eines bereits Strukturierten Wikis vorziehen. Man denke nur mal an ein Forum wo nix los ist. Da wollen alle neuen Besucher auch nix posten, aber jemand muss ja mal den Anfang machen 😉

  2. Hallo Matthias, danke für die beiden Anregungen. Voll aus der und für die Praxis gedacht, und wirklich etwas, das jedenfalls ich so noch nicht gelesen habe :-). Vor allem das zweite Beispiel bringt mich zum Nachdenken, da ich erst vor einer Woche ein Wiki-Gespräch mit einem interessierten IT-Dienstleister hatte, auf den das passen würde: ein Anbieter für die die Installation und Wartung von Servern inkl. Verkabelung.

    Ich ertappe mich im gleichen Moment dabei, die Anwendung „Dokumentation“ zu sehr als Archivierung und Zugänglichmachung von normalen Prozessen zu denken. Und zuwenig als Dokumentation von Abweichungen, „Fehlfunktionen“, unerwarteten Problemen und ihre Lösungen. Gut, kein Wunder bei einem PR-Agenturen-Hintergrund, da sind „Fehlfunktionen“ selten und andere Probleme dominieren. Viele Grüße

  3. @Heidi: Die Frage ist tatsächlich, ob alle Mitarbeiter eines Unternehmens ihr Wissen ohne Weiteres in so ein Wiki stellen werden. Das hängt aber nicht am Wiki, sondern an der Unternehmenskultur. Und da hilft nur probieren!

    @Ludwig: Gerade die Fehlfunktionen machen viel Arbeit und es kann eine enorme Zeitersparnis bedeuten, wenn Lösungswege nicht jedesmal neu „erfunden“ werden müssen, sondern rasch über ein Wiki ermittelt werden können. Voraussetzung ist natürlich, dass eine einmal gefundene Lösung auch dokumentiert wird und auf die neue Situation anwendbar ist.

    @Christian: Das „Beispiel“ habe ich selbst entwickelt und arbeite es gerade konkreter aus.

  4. Ich habe eine ähnliche Software (ich weiß nicht, ob man sie „Wiki“ nennen könnte) gesehen (genauer gesagt: entwickelt).
    Die Gruppe, die sie benutzte, bestand aus zirka 50 Mitarbeiter, und beschäftigte sich mit Support von zahlreichen Anwendungen. Sie hatten eine offizielle Wissensdatenbank, aber nur Administratoren konnten sie aktualisieren und es gab strikte Regel, was für Informationen darin gespeichert werden dürfen.
    Deshalb fand ein Gruppenleiter heraus, dass sie eine „Temp-Datenbank“ brauchen. Sie bekamen eine kleine Software mit einer MS Access Datenbank. Alle Teammitglieder konnten die „kleineren“ oder offiziell noch nicht bestätigten Informationen eintragen und nach verschiedenen Kriterien (Produkt, Informationsquelle, Wort, das in der Beschreibung vorkommt usw.) durchsuchen.

  5. […]Matthias Schwenk zeigt Beispiele, wie eine überhaupt nicht vollkommene, firmeneigene Wiki beim Verbreiten des Wissens helfen kann. […]

    Dieser Eintrag wurde als „Artikel des Tages für Multiprojecter” nominiert. Hier kannst du bis 22.10.2008. 23:59 die anderen Kandidaten besichtigen und für deinen Lieblingsartikel stimmen. Wir würden uns freuen, deine Meinung zu hören.

  6. Mit der Verwechslung Wiki = Wikipedia = Lexikon im Internet hatten wir auch zu kämpfen.

    In einem Projekt (Implementierung Controlling-System) haben wir begonnen mit einem Wiki die Protokolle, Begriffsdefinitionen und auch die Diskussionen zu Verfahrensentscheidungen zu sammeln.

    Aus dem Problem mit dem ‚richtigen‘ Umfang der Vorstrukturierung haben wir uns durch eine deutliche Trennung des vorgegebenen Bereichs (Protokolle, Anleitungen, Meilensteine…) mit fester Struktur von einem freien Bereich ohne Vorgaben gerettet.
    Die aktive Teilnahme im ‚freien‘ kam etwas schleppend in Gang.

    Die angekündigte Verlagerung laufender Mail-Dialoge in das Wiki hat dann plötzlich zu einem überraschenden Schwung in der Teilnahme geführt.

    Und immer wieder die gleiche Erfahrung;
    wenn so ein Wiki erst läuft kann kaum noch erklärt werden „wieso man dass nicht schon gleich so gemacht hat!?“

  7. Ein anderer Ansatz ist die Verwendung von Blogs oder besser Microblogs für die Dokumentation von Regeltätigkeiten. Dazu gab es neulich in FAZ.NET einen guten Beitrag unter dem Schlagwort „Schichtleiterblog“, siehe Link. Microblogs sind noch einfacher zu bedienen als Wikis, gerade wenn es um die schnelle Dokumentation von Aktivitäten, Problemen und Lösungen geht. Das liegt m.E. daran, dass im Microblog (eigentlich ein Notizblock) eben nur wenige Begriffe (Kunde, Machine, Problemfeld, Problemart etc.) zur Strukturierung notwendig sind und keine Einordnung in einen Seitenkontext und keine Verlinkung. Im Wiki findet sich dann eher die aufbereitete Sammlung von Handbüchern, FAQs, häufigen Problemlösungen, die der Techniker heranzieht um ein komplexeres Problem zu lösen. Beide Ansätze – Wiki und Microblogs – haben in diesem Anwendungsfeld ihre Berechtigung.

  8. Ich habe in den letzten Tagen auch schon überlegt, wie ich Wissen gut verknüpft ablegen kann. Gerade im Studium ja schon durchaus sinnvoll. Habe erstmal an die klassische Datenbank gedacht, aber mich relativ schnell für ein Wiki entschieden.

    Es ist wesentlich einfacher Informationen auf diesem Wege zu verknüpfen und sich nicht mit den starren Strukturen von Datenbanken herumärgern zu müssen, bis man ein erquickliches System gefunden hat.

    Suche aktuell noch nach einer passenden Software um damit auf dem eigenen Webspace zu arbeiten …

    Der Beitrag bei FAZ.net war tatsächlich sehr gut. In den letzten Tagen ist mir auch das Tool Co-op angenehm aufgefallen. Microblogging direkt in Gruppen, wobei ein Account mit mehreren Gruppen verbunden werden kann.

  9. Pingback: bwl zwei null · Wozu Wikis?